Zasady polityki sponsoringowej w AC S.A.
Jeżeli chcesz zwrócić się do firmy AC z prośbą o sponsoring proszę pobrać dokument
plik w formacie word, plik w formacie pdf, uzupełnić wszelkie potrzebne dane i przesłać za pośrednictwem poczty e-mail:
marketing@ac.com.pl wraz ze wszystkim dodatkowymi informacjami istotnymi dla projektu. Wniosek zostanie przeanalizowany i zaopiniowany przez Zarząd Spółki i po pozytywnej weryfikacji skontaktujemy się z Państwem celem podjęcia współpracy.
Zasady polityki sponsoringowej w AC S.A.
Niniejszy dokument określa ogólne zasady dotyczące prowadzenia działalności sponsoringowej i innej o zbliżonym charakterze w AC S.A. z siedzibą w Białymstoku, dalej „Spółce”. Przez działalność sponsoringową Spółka rozumie transparentne działania zmierzające do uzyskania obopólnych korzyści przez sponsora (Spółkę) oraz podmiot sponsorowany. Niniejsza polityka ma charakter jawny i zostanie podana do wiadomości publicznej na stronie internetowej Spółki.
1. Spółka prowadzi działalność sponsoringową w oparciu o niniejszą politykę, powszechnie obowiązujące przepisy prawa i zasady współżycia społecznego, z uwzględnieniem zasad społecznej odpowiedzialności biznesu.
2. Do głównych celów działań sponsoringowych realizowanych przez Spółkę należy zaliczyć w szczególności:
a) propagowanie (upowszechnianie i wzmacnianie) oraz zwiększanie prestiżu i wartości firmy AC oraz marki STAG, poprzez zwiększenie stopnia jej znajomości i zasięgu jej oddziaływania,
b) zwiększanie sprzedaży produktów Spółki i osiąganie rentowności oraz promowanie nowych produktów Spółki,
c) kreowanie wizerunku Spółki, poprzez przeniesienie na nią pozytywnych skojarzeń z podmiotu sponsorowanego,
d) wsparcie działań promocyjno-handlowych, w tym pozycjonowanie i prezentowanie logo Spółki lub innych znaków towarowych,
e) dotarcie z przekazem do istotnych dla Spółki podmiotów i środowisk,
f) budowę reputacji Spółki, pozyskanie uznania i sympatii opinii publicznej oraz ulepszenie odbioru medialnego Spółki.
3. W ramach działalności sponsoringowej, Spółka wspiera konkretne przedsięwzięcia (działania lub wydarzenia) przede wszystkim o zasięgu lokalnym, przy czym głównym jej zamierzeniem jest wspieranie inicjatyw związanych z najbliższym otoczeniem Spółki. Spółka wspiera inicjatywy w szczególności z następujących obszarów:
a) sportu i aktywności fizycznej, w tym wspieranie inicjatyw na rzecz rozwoju sportu motorowego (samochodowego),
b) kultury w tym:
- edukacji, w tym wspierania inicjatyw edukacyjnych z dziedziny motoryzacji i alternatywnych źródeł zasilania,
- bezpieczeństwa, w szczególności z zakresu bezpieczeństwa w ruchu drogowym,
c) mediów - rozwoju, które wzmacniają wizerunek AC S.A. jako atrakcyjnego pracodawcy.
4. Działania sponsoringowe Spółki nie mogą dotyczyć projektów o charakterze kontrowersyjnym, politycznym, religijnym, wyznaniowym, światopoglądowym, dyskryminacyjnym, rasistowskim oraz naruszającym prawo lub ogólnie przyjęte normy społeczne. Wniosek o udzielenie wsparcia wymienionych inicjatyw, Spółka pozostawi bez rozpatrzenia. Rekomenduje się, by działalność sponsoringowa nie była związana z żadną inną relacją biznesową pomiędzy podmiotem sponsorowanym i sponsorującym, w szczególności zawarciem innej transakcji handlowej, na przykład umowy sprzedaży dóbr i/lub usług pomiędzy sponsorowanym a Spółką, jak również aby sponsoring nie obejmował bezpośrednio lub pośrednio funkcjonariuszy publicznych ani osób pełniących funkcje publiczne, o ile odrębne przepisy wprost nie dopuszczają takiego działania. Zakazuje się ponadto sponsorowania bezpośrednio lub pośrednio organizacji politycznych.
5. Przy wyborze przedsięwzięcia Spółka każdorazowo powinna brać pod uwagę potencjał promocyjny, w tym związany z kreowaniem pozytywnego wizerunku Spółki, dbając aby taka działalność przynosiła Spółce marketingowy ekwiwalent.
6. Podmiot sponsorowany w zamian za realizację ustalonych świadczeń promocyjnych lub reklamowych na rzecz Spółki otrzymuje wsparcie rzeczowe, usługowe lub finansowe z przeznaczeniem na pokrycie kosztów całości lub określonego zakresu prac związanych z organizacją i realizacją sponsorowanego projektu.
7. Decyzje o udzieleniu wsparcia sponsorskiego będą podejmowane przez Zarząd AC, z zastrzeżeniem ust. 9 każdorazowo na pisemny wniosek zainteresowanego. Wniosek taki powinien zawierać w szczególności:
a) dane wnioskodawcy wraz z jego danymi kontaktowymi, w tym stronę internetową, FB,
b) szczegółowe informacje o planowanym projekcie, z uwzględnieniem dotychczasowego doświadczenia wnioskodawcy w realizacji jego wcześniejszych edycji lub innych podobnych projektów, tj.: główna idea i cel projektu (społeczny, promocyjny etc.), jego beneficjenci lub grupy beneficjentów, podjęte działania organizacyjne zmierzające do jego realizacji, zakładane rezultaty, planowany termin i harmonogram realizacji projektu, całkowity koszt oraz źródła jego finansowania, pozostali sponsorzy wspierający projekt,
c) rodzaj oczekiwanego wsparcia, w tym proponowany budżet,
d) proponowany pakiet sponsorski (np. prezentacja Spółki i jej logotypu w materiałach drukowanych, na nośnikach reklamowych, w mediach, Internecie, przestrzeni miejskiej lub miejscu realizacji projektu, inne działania promocyjne),
e) planowane działania komunikacyjne (tj. informacja, w jaki sposób projekt zostanie nagłośniony, jakie media zostaną zaangażowane w komunikację, jaki jest planowany zasięg komunikacji) oraz
f) wskazanie wymiernych korzyści dla Spółki z tytułu sponsoringu.
Wnioskowane kwoty przeznaczone na sponsoring muszą być racjonalnie i merytorycznie uzasadnione.
8. Wnioski o udzielenie wsparcia w ramach sponsoringu powinny być rozpatrywane przez Zarząd Spółki bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od daty ich wpływu.
9. Decyzję o udzieleniu wsparcia sponsorskiego w postaci materiałów informacyjnych, promocyjnych lub reklamowych o wartości nieprzekraczającej 2.000 zł (słownie: dwa tysiące złotych) może podjąć osoba zarządzająca Działem Marketingu. Wsparcie udzielane jest na podstawie wniosku sponsorskiego, bez konieczności zawarcia umowy, o której mowa w ust. 10.
10. Świadczenie sponsoringowe będzie udzielane wyłącznie na podstawie pisemnej umowy sponsoringowej, z zastrzeżeniem ust. 9, określającej szczegółowy zakres współdziałania Spółki i podmiotu sponsorowanego w ramach danego przedsięwzięcia oraz wszystkie prawa i wzajemne obowiązki stron, w tym obowiązek podmiotu sponsorowanego wykonania określonych świadczeń promocyjnych lub reklamowych na rzecz Spółki. Umowa taka powinna zawierać zapisy uprawniające Spółkę do jej rozwiązania w przypadku niewykonywania lub nienależytego wykonywania zobowiązań przez sponsorowanego. Okres obowiązywania takiej umowy nie może przekraczać jednego roku. Umowy muszą być uzgodnione i podpisane przed rozpoczęciem działań sponsorskich.
11. W umowach sponsoringowych Spółka (sponsor) musi mieć zagwarantowaną możliwość natychmiastowego zaprzestania finansowania działań sponsorowanego w przypadku zaistnienia uzasadnionego podejrzenia naruszenia prawa w zakresie objętym umową, zaistnienia konfliktu interesów, wystąpienia korupcji lub innych okoliczności, o których mowa w punkcie 4, jak również na wypadek istotnego pogorszenia kondycji finansowej Spółki. Umowa sponsoringowa powinna zawierać klauzule umożliwiające Spółce (sponsorowi) monitorowanie wydatków podmiotu sponsorowanego. W szczególności, dobrą praktyką jest wprowadzenie do umów katalogu wydatków, na które środki otrzymane od Spółki (sponsora) będą mogły być przeznaczane. Ponadto w umowie sponsoringowej należy zapewnić Spółce prawo wglądu do dokumentacji związanej z realizacją danej umowy (prawo do audytu), a także prawo żądania zwrotu wszelkich płatności związanych z wykonaniem umowy sponsoringu w przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia prawa przez podmiot sponsorowany.
12. AC S.A. ma prawo, w okresie 2 (dwóch) lat od daty przekazania świadczenia, weryfikować przebieg sponsorowanego przedsięwzięcia, w tym sposób wykorzystania świadczenia (w szczególności zgodność wydatkowania środków z celem określonym we wniosku i/lub umowie).
13. Sponsorowany, który nie jest lub nie będzie w stanie wykonać wszystkich lub niektórych świadczeń wskazanych we wniosku o udzielenie wsparcia i/lub umowie, w tym zrealizować sponsorowanego przedsięwzięcia jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym AC S.A., a także na żądanie AC S.A. zwrócić odpowiednio całość lub część otrzymanego świadczenia na rachunek bankowy AC S.A.
14. Działalność sponsoringowa prowadzona przez Spółkę będzie podlegała stałej ocenie i monitorowaniu przez Zarząd Spółki. W szczególności ocenie podlegać będzie efektywność działań sponsoringowych. Spółka będzie prowadziła wykaz podmiotów sponsorowanych, w którym będą ujawnione istotne warunki sponsoringu.
15. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zarząd AC może odstąpić od stosowania niniejszej polityki.
